Агентство недвижимости живёт из звонков и показов: риелторы весь день в поле, сделки идут в CRM, объекты выгружаются на Циан и Авито, а клиентская база стоит дороже офисной мебели. При этом штатного айтишника агентству на 10–40 человек содержать невыгодно. Разбираем, как выстроить ИТ-поддержку, чтобы техника помогала продавать, а база клиентов не уходила вместе с уволившимся риелтором.

Специфика ИТ в агентстве недвижимости

Инфраструктура агентства отличается от обычного офиса: команда мобильна, а деньги генерирует связка «телефония + CRM + сайт»:

  • CRM с воронкой продаж — amoCRM или Битрикс24, где живут лиды, сделки, объекты и история общения с каждым клиентом;
  • IP-телефония с записью — все звонки риелторов записываются и прикрепляются к карточке клиента, номера подменяются для контроля исходящих;
  • Сайт с каталогом объектов — автоматическая выгрузка на Циан, Авито, Домклик и Яндекс.Недвижимость, которая не должна «отваливаться»;
  • Мобильные сотрудники — риелторы работают с ноутбуков и телефонов на показах, и эти устройства нужно контролировать;
  • Персональные данные клиентов — паспорта, ипотечные документы, данные сделок: утечка означает штрафы по 152-ФЗ и удар по репутации.

Что чаще всего болит

  • База уходит вместе с риелтором — клиенты хранятся в личном телефоне и блокноте, после увольнения человек уводит портфель к конкурентам;
  • Звонки мимо кассы — нет записи разговоров и коллтрекинга, руководитель не знает, почему сорвалась сделка и куда пропадают лиды с рекламы;
  • Сайт лежит или не выгружает — объекты не уходят на площадки, заявки из форм теряются, а узнают об этом от клиентов;
  • Нет резервных копий CRM и почты — база живёт «где-то в облаке у подрядчика», и никто не проверял, как её восстановить;
  • Техника риелторов неуправляема — личные ноутбуки без паролей и шифрования, доступы в CRM не отключены даже у уволившихся сотрудников.
Схема ИТ-инфраструктуры агентства недвижимости: CRM, телефония, сайт и защита клиентской базы
CRM, телефония, сайт и база клиентов — единая управляемая среда агентства
Важно: клиентская база — главный актив агентства, и защищать её нужно технически, а не одним NDA. Доступ по ролям, журнал действий в CRM, запрет выгрузок, шифрование дисков ноутбуков и отключение всех доступов в день увольнения закрывают 90% сценариев утечки.

Как выглядит нормальная поддержка

Начинаем с аудита: кто и откуда заходит в CRM, есть ли запись звонков, как устроены выгрузки объектов и куда делаются бэкапы. Затем закрываем критичные риски: разграничение прав и журналирование в CRM, IP-телефония с записью и коллтрекингом, MDM-политики для рабочих телефонов и шифрование ноутбуков, мониторинг сайта и фидов выгрузки 24/7, автоматический бэкап CRM, почты и документов с проверкой восстановления. Дальше — регламент: заведение и блокировка сотрудников за один день, профилактика техники, контроль лицензий и ежемесячный отчёт собственнику простым языком.

Экономика очевидна: штатный администратор, который одинаково хорошо разбирается в телефонии, CRM и безопасности, обойдётся в 140–170 тысяч ₽ в месяц и всё равно будет один. Абонентское обслуживание агентства на 10–40 рабочих мест стоит заметно дешевле — при этом вы получаете команду, SLA и материальную ответственность по договору.

Вывод

Агентству недвижимости нужен не «приходящий сисадмин», а управляемая инфраструктура: CRM с контролем доступа, телефония с записью, живой сайт с исправными выгрузками и защищённая клиентская база, которая остаётся в компании при любых увольнениях. Мы в СИС АДМИН обслуживаем агентства недвижимости Москвы с фиксированным SLA. Посмотрите наши услуги или оставьте заявку — проведём аудит и покажем, какие риски закрыть в первую очередь.